Požadavky, které má asi každý
Požadavky, které můžete mít (a nepochybně máte) na kancelářský balík, jenž by měl nahradit Microsoft Office 2003 (ať už je to nová verze Microsoft Office, anebo jiný balík), lze shrnout do následujícího seznamu; jistě byste přidali (či ubrali) nějaké další položky.
- Program samozřejmě musí být použitelný; to znamená, že musí mít funkce, které požaduji.
- Uživatelské rozhraní by mělo být podobné starším verzím MSO (snazší přechod).
- Rozhraní by mělo být jednoduché, snadno přizpůsobitelné, ovládání by mělo být uživatelsky přívětivé.
- Program by měl být kompatibilní s formáty MSO – staršími i novějšími.
- Export do PDF – včetně importu, velmi dobrou možností je ukládání ve formě hybridního PDF, při kterém se do PDF souboru vkládá i zdrojový dokument (zaručená kompatibilita + editovatelnost).
- Formát by měl být standardizovaný, aby bylo možné pomocí programu zálohovat data.
- Program by měl být ideálně „všechno v jednom“, aby uživatelé měli možnost s balíkem udělat co nejvíc věcí a nemuseli příliš přebíhat mezi různými programy.
- Program by měl být snadný na učení se.
- Program by měl umožňovat sdílení souborů.
- Program by měl obsahovat kvalitní dokumentaci a podporu.
- Uživatelské rozhraní, a pokud možno i dokumentace by měly být v češtině.
- Úplně nejzákladnější – program musí být spolehlivý; není možné, aby v kritických chvílích v provozu selhal.
- V praxi se ukazuje jako velmi důležitý požadavek, aby byl program přizpůsobitelný na úrovni zdrojových kódů; větší firmy s vlastním IT oddělením jsou rády, pakliže si mohou daný program přizpůsobit vlastním potřebám.
Úkrok stranou – alternativy
Problémům spojeným s přechodem na novější verzi Microsoft Office jsme se věnovali výše, podívejme se na alternativy, jak si vedou ony a zda jsou řešením.
WordPerfect Office
… je kancelářský balík společnosti Corel Corporation. Obsahuje textový, tabulkový, prezentační a databázový nástroj (plus několik dalších aplikací). Jeho pořizovací cena nejde pod šest tisíc korun.
Kancelářský balík od společnosti Corel
Výsledek: Navzdory tomu, že se jedná o kvalitní a ve Spojených státech velmi oblíbený
kancelářský balík, z výše uvedeného seznamu nesplňuje dvě základní kritéria:
- Jeho ovládání je významně odlišné od MSO 2003.
- Jeho uživatelské rozhraní není (a nebude) v češtině.
Připočítejme ještě pořizovací cenu (od 180 USD, tj. cca 3500 Kč).
Calligra Suite
… představuje velmi pozoruhodný pokus o přesun akcí z tlačítkových lišt do bočních panelů a zároveň poskytnutí nového směru v používání kancelářských balíků.
Pozoruhodnou vlastností tohoto balíku je, že jeho jednotlivé komponenty nemají stejnou úroveň: Nejsilnější je databázový manažer Kexi a rastrový editor Krita, nejslabší paradoxně tabulkový procesor Sheets. Balík, resp. jeho programy jsou přímo nabité funkcemi a rozhodně se s ním nebudete nudit. Poskytuje se i ve verzi pro Windows a za nulovou cenu.
Výsledek: Pro uživatele MSO 2003 nelze tento produkt doporučit. Jeho ovládání je až příliš odlišné, uživatelské rozhraní již delší čas není v češtině, podpora minimální (jde o čistě komunitní produkt). Uplatnění rozhodně najdou některé aplikace, například Flow, která fakticky nahrazuje Microsoft Visio, ale jako tahoun firmy se tento balík neuplatní. Podívejte se na malý seriál na LinuxEXPRESu.
Apache OpenOffice
Apache OpenOffice je přímým pokračovatelem programu OpenOffice.org, který původně vyvíjela americká firma Sun Microsystems ve spolupráci s komunitou. Stručnou historii najdete na Wikipedii. OpenOffice je multiplatformní kancelářský balík sestávající z řady modulů (aplikací), které sdílejí společné jádro a jež mají poskytnout uživatelům vše to, co očekávají od balíku tohoto typu. Balík je šířen pod svobodnou licencí Apache License, která uživatelům umožňuje volné využití pro jakékoliv účely (zdarma a legálně) vč. úpravy zdrojových kódů (jež podle licence musí výrobce poskytnout). Nejen proto je balík velmi oblíbený, a to i v České republice.
Podívejme se, jak je program s to si poradit s nastolenými požadavky.
- Dostatečné množství funkcí: OpenOffice je plně vybavený balík pro tvorbu kratších i velmi rozsáhlých plně formátovaných textů, tabulek, grafů, prezentací, matematických a jiných vzorců, databází, vizitek a dalších. Podívejte se na srovnání s MS Office v článku Srovnání LibreOffice, OpenOffice.org a Microsoft Office.
- Rozhraní podobné MS Office 2003: Jelikož OpenOffice vychází funkčně i vzhledově z Microsoft Office, je mu značně podobný. Sice používá odlišné ikony, ale jejich uspořádání a uspořádání nabídek je velmi podobné. I když OpenOffice prochází dílčími úpravami vzhledu, na věci samé to nemá vliv. Noví uživatelé si tak nemusí dlouho zvykat.
- Přizpůsobitelnost rozhraní: OpenOffice umožňuje velmi důkladnou proměnu uživatelského rozhraní. Máte možnost si přizpůsobit tlačítkové lišty (lze je i odstraňovat a přidávat nové), nabídky, klávesové zkratky. Pokročilejší uživatelé si mohou rovněž vytvářet vlastní tlačítka a integrovat je do systému.
- Kompatibilita formátů: OpenOffice velmi dobře pracuje se staršími a novějšími formáty Microsoft Office (vč. formátu RTF). Praxe ukazuje, že tam, kde selhávají vlastní programy Microsoft Office, lze s úspěchem použít právě OpenOffice, a je po problémech.
- Export/import do/z PDF: Formát PDF lze také označit za jakýsi standard (a jedna jeho specifikace jím skutečně je). OpenOffice umožňuje exportovat soubory do tohoto formátu doslova jediným klepnutím. Nabízí však pokročilé možnosti exportu, například zaheslování, vkládání písem nebo vytvoření hybridního souboru, který obsahuje vlastní zdrojový dokument, čímž lze výsledný PDF soubor otevřít přímo v OpenOffice (otevře se zdrojová aplikace). OpenOffice rovněž umožňuje import PDF souborů a jejich následné zpracování.
- Podpora standardizovaných formátů: OpenOffice využívá jakožto svůj nativní formát Open Document Format. Tento formát byl přijat Mezinárodní organizací pro standardy ISO v roce 2006 a jedná se o první standard svého druhu. Open Document Format je doporučovaný standard pro přenos kancelářských dokumentů a v současnosti jej využívá řada zemí a institucí. Tento standard zajišťuje, že uživatelé budou schopni své dokumenty v pořádku přečíst i za mnoho let.
- Balík typu All In One: Program ve své základní instalaci poskytuje velmi mocné a postačující funkce pro zvládnutí všech běžných kancelářských úkolů. S ohledem na licenci však umožňuje značné rozšíření funkcionality pomocí doplňků, pluginů. Ty připravují dobrovolníci či výrobce programu a lze jich najít několik desítek. Výrobce programu též poskytuje uživatelům šablony a kliparty.
- Snadnost učení se: Program byl vytvořen s ohledem na koncového uživatele. To znamená, že na povrchu jsou nejdůležitější funkce, a ty méně podstatné, resp. pokročilejší jsou vhodným způsobem „ukryty“. To znamená, že se začátečník nemusí zabývat věcmi, které pro něj nejsou v danou chvíli podstatné.
- Sdílení souborů: Soubory tabulkového procesoru Calc lze již delší čas sdílet mezi vícero uživateli.
- Dokumentace a podpora: OpenOffice obsahuje rozsáhlou uživatelskou dokumentaci, programu je věnován web www.openoffice.cz, na internetu lze najít řadu videotutoriálů a článků, lze si objednat školení, podporu zdarma zajišťuje forum openoffice.cz.
- České prostředí: OpenOffice obsahuje české uživatelské prostředí, dokumentace je rovněž v češtině. Český je rovněž slovník pro kontrolu překlepů.
- Spolehlivost: Jelikož se OpenOffice vyvíjí řadu let, je ostře testovaný v nejnáročnějších podmínkách a nebývá problém s jeho stabilitou.
- Přizpůsobitelnost na úrovni zdrojových kódů: Svobodná licence OpenOffice umožňuje volné nakládání se zdrojovým kódem. Můžete si program uzpůsobit vašim potřebám dle libosti a nemusíte za to nikomu platit ani to nikomu oznamovat. Pouze pokud byste se rozhodli vámi pozměněný kód distribuovat, je vaší povinností dát k dispozici zdrojové kódy.
Okno pro úpravu tlačítkových lišt, klávesových
zkratek a nabídek
LibreOffice
LibreOffice je další kancelářský balík, který je na první pohled skoro nachlup podobný Apache OpenOffice. Nicméně na úrovni zdrojového kódu jsou již rozdíly značné.
LibreOffice je jakýmsi pokračovatelem OpenOffice; projekt vznikl na podzim 2010 poté, co se od projektu OpenOffice oddělili vývojáři, kteří se obávali ukončení vývoje programu OpenOffice společností Oracle. A jelikož byl Oracle vlastníkem značky OpenOffice.org, nezbývalo než založit neziskovou organizaci, která pod svá křídla vezme derivát OpenOffice.org, jenž dostal pojmenování LibreOffice.
V červnu 2011 Oracle skutečně přestal OpenOffice.org vyvíjet a program přešel pod správu nadace Apache Software Foundation. OpenOffice se vymanil z vlastnictví komerční firmy a nadále je opět vyvíjen komunitně, podobně jako LibreOffice. Ten nabral dech, a zatímco OpenOffice přebýval v tzv. inkubátoru Apache, vývojáři The Document Foundation začali horečně pracovat na LibreOffice.
Krom přidávání četných funkcí došlo i na opravu letitých chyb, přepsání zdrojového kódu a k jeho redukci, dlouhodobě probíhá proces optimalizace a portace na C++ (namísto stávající Javy). Dochází rovněž k zajímavým technologickým změnám, dá se říci revolučního charakteru.
Třebaže si OpenOffice udržuje svou pozici nejsilnějšího hráče, je LibreOffice technologicky mnohem dál, má daleko dynamičtější vývoj, každý rok vycházejí dvě hlavní nové verze a několik minoritních.
Zatímco na projektu Apache OpenOffice pracuje hlavně Apache Software Foundation spolu s firmou IBM, projektu LibreOffice se účastní například firmy Google, SUSE, Red Hat, Canonical, SUSE, Lanedo a Collabora.
Další alternativy
Programů, resp. balíků, které by byly s to alespoň zčásti zastoupit Microsoft Office, je vícero (viz přehled níže). Jejich problém je ovšem ten, že nebývají s českou lokalizací, není u nich zaručená podpora standardizovaných formátů, dostatečná dokumentace, a především podpora. Jelikož jsou tyto balíky velmi málo používány, je daleko nižší pravděpodobnost toho, že ve vašem týmu bude někdo znalý práce s nimi. Tím porostou náklady nutné na školení a vaše závislost na podpoře nikoliv ze strany vašich zaměstnanců, ale výrobce dramaticky poroste.
Tyto programy nebývají v plné míře k dispozici zdarma (jedná se o komerční produkty), nejsou svobodné ani open source, tudíž není možné je měnit na úrovni zdrojových kódů – zdrojový kód výrobce neposkytuje a dekompilaci ani neumožňuje licenčně. Takový software si nemůžete přizpůsobit vlastním potřebám, není pro něj komunitní podpora, tím pádem lze celkem oprávněně očekávat, že takový software bude nutně zatížen velkou chybovostí.
To je ostatně vlastní všem tzv. proprietárním programům, mezi něž samozřejmě spadá i Microsoft Office. Takový software obsahuje až 30 chyb, kdežto otevřený (kam patří OpenOffice a LibreOffice) nanejvýš 0,4 chyby.
Pro doplnění přidáváme aspoň malý seznam dalších alternativ:
Kingsoft Office Writer
Upgrade… anebo…?
Z výše uvedeného vyplývá, že řešení ukončení podpory pro Microsoft Office 2003 v podobě upgradu na novější verzi MS Office je nejen zbytečně nákladné řešení, ale navíc neefektivní. Právě nyní je vhodná doba učinit významný krok a zbavit firmu závislosti na jednom výrobci, na jednom konkrétním produktu.
Jelikož OpenOffice i LibreOffice používají standardizovaný formát ODF, lze pro práci s tímto formátem použít jakýkoliv z těchto programů, ale i další, které jsou s to pracovat s tímto formátem. Výhodou použití LibreOffice a OpenOffice je v tom, že jde o programy s velmi podobným uživatelským rozhraním; uživatelé tak mohou „beztrestně“ používat oba programy a nebudou mít problémy se sdílením.
Použití nových verzí Microsoft Office s sebou nese problémy a rizika. Podíváme-li se zpět do našeho přehledu požadavků, zjistíme, že v případě použití Microsoft Office si budeme nuceni zvyknout na nové a nepřizpůsobitelné uživatelské rozhraní, budeme opět čelit nekompatibilitě formátů mezi jednotlivými verzemi (nebo i instalacemi), budeme mít špatnou podporu světově uznávaného a široce rozšířeného (a doporučovaného) formátu ODF, budeme nuceni používat Excel s jeho vrtochy, kam patří i počeštění funkcí… a tak dále.
Riziko, kterým budou čelit ti, kteří se rozhodnou pro OpenOffice nebo LibreOffice, je vlastně jediné. Budou si muset zvyknout na lehce jiný vzhled, lehce odlišný způsob práce. Některé nástroje a funkce se chovají odlišně, než jak jsou uživatelé používající Microsoft Office zvyklí. A jelikož donedávna byly specifikace původních, starších formátů Microsoft Office tajné, můžete se setkat s drobnými odlišnostmi ve formátování dokumentů. (Nicméně i nadále probíhá vylepšování kompatibility jak OpenOffice, tak LibreOffice se staršími i současnými formáty Microsoft Office.)
A co pošťák?
Ano, máte pravdu, LibreOffice ani OpenOffice neobsahují poštovního klienta na způsob Microsoft Outlooku. Nicméně namísto něj lze použít jiný, speciálně pro tento účel vyrobený program. Jednoznačně nejlepší volbou v tomto ohledu je program Mozilla Thunderbird. Je to svobodný program poskytující vše, co od programu tohoto typu očekáváte. I zde platí, že jeho funkcionalita prudce roste spolu s nainstalovanými doplňky, jež jsou k dispozici na internetu.
Thunderbird však nedosahuje plné funkcionality Outlooku, pokud jde o kalendář a správu úkolů. Nicméně můžete využít jiných programů, které jsou pro tento účel připraveny a jistě se alespoň některý z nich stane vaším oblíbeným osobním manažerem (PIM).
Pokud používáte Windows, je vhodným řešením Zimbra Desktop, který je plnohodnotným PIM manažerem umožňujícím práci v online i offline režimu, nebo Chandler – v obou případech jde o svobodné programy (šířené pod licencí GNU/GPL). Uživatelé Linuxu mohou využít tytéž programy, a navíc ještě Evolution, který má téměř stejné rozhraní jako Thunderbird, takže pokud jste Thunderbird již dříve používali, budete mít menší problémy se zaučením.
Rozuzlení na závěr
Rozhodnutí, zda provedete pouhý upgrade na vyšší verzi Microsoft Office, nebo dáte přednost jinému programu, je silně závislé na vašich potřebách, firemních zvyklostech a požadavcích na daný software. Nicméně pokud používáte Microsoft Office 2003, je možná nyní ta správná doba provést zásadní rozhodnutí. Vsadíte-li totiž na LibreOffice či OpenOffice, můžete čekat:
- program dlouhodobě a ostře testovaný ve velmi složitých podmínkách,
- otevřený programovaný balík, který díky své otevřenosti umožňuje komukoliv nahlédnout do zdrojového kódu a upozornit na chyby,
- tím pádem máte k dispozici program, který si můžete uzpůsobit dle vašeho přání – nejen na úrovni uživatelského rozhraní, ale i zdrojových kódů,
- máte zaručenou podporu pro formáty Microsoft Office, a hlavně pro formát Open Document Format – už nikdy nemusíte řešit nekompatibilitu formátů mezi různými verzemi programu, už nikdy nemusíte mít obavy, zda bude nová verze s to, přečíst vaše stávající dokumenty, již nemusíte mít v rámci celé firmy naprosto identickou verzi daného programu…,
- máte k dispozici funkce, které potřebujete, navíc mnohé, které u konkurence nenajdete – to se týká hlavně textového editoru Writer a rozšíření, které tvoří Julius Pastierik (najdete je na webu openoffice.cz),
- podpoříte dobrou věc – otevřený formát, otevřený software, otevřený přístup. Bez ohledu na mesiášské pohnutky, tato otevřenost v rámci vaší firmy se vám mnohonásobně vyplatí.
Autor používá LibreOffice 4.1.3